18 juillet 2024

Formules de politesse dans les emails professionnels, un art à maîtriser

Dans la vraie vie comme sur Internet, nous vivons dans un monde dans lequel les interactions professionnelles sont de plus en plus nombreuses. Cependant, lorsqu’on correspond de façon professionnelle sur le web, il est impératif de maîtriser les formules de politesse, notamment dans les emails. Effectivement, cette condition est devenue quasiment indispensable. Les exemples sont nombreux et les circonstances, elles aussi. Par exemple, il est impératif de faire une bonne première impression, car cela permet de maintenir des relations cordiales tout en faisant preuve de respect. Dans cet article, nous allons parler des formules de politesse et de leur importance, spécialement dans les relations professionnelles.

L’importance des formules de politesse dans les relations professionnelles

Tout d’abord, nous tenons à rappeler qu’il s’agit bien plus que d’une simple formalité. Effectivement, une formule de politesse dans un mail reflète le respect et la considération que vous pouvez accorder à votre interlocuteur. De plus, cela permet aussi de contribuer à donner une forte impression dès le premier contact.

En utilisant une formule de politesse dans un email, vous réussirez aussi à instaurer un climat de confiance dès les premières interactions. Ainsi, si vous êtes en train de rédiger un courriel formel ou professionnel, pensez bien à sélectionner les bons mots, ceux qui vont réussir et qui montreront que vous êtes capable de communiquer avec politesse.

Vous devez garder à l’esprit que c’est à vous qu’il convient d’adapter les codes en vigueur, notamment dans le monde professionnel. Néanmoins, il ne s’agit pas que des aspects pratiques.

En effet, vous devez prendre conscience du fait que les formules de politesse réussissent à transmettre des valeurs fondamentales. C’est par exemple le cas avec la courtoisie ou encore la civilité. Si vous faites l’effort d’intégrer de manière judicieuse dans vos échanges avec des professionnels une formule de politesse, vous réussirez à établir des liens interpersonnels. Par conséquent, vous favoriserez une bonne ambiance de travail. Cependant, il est intéressant de souligner que son utilisation doit être nuancée. De même, il est important d’adapter la formule de politesse au contexte de chaque situation spécifique.

Les formules de politesse incontournables dans un email professionnel

Bien entendu, de prime abord, une formule de politesse dans un mail s’avère quelque chose de simple. Cependant, il faut savoir que les formules de politesse incontournables dans un email professionnel sont particulièrement importantes et il convient de les choisir en fonction du contexte comme nous venons de le préciser. Vous devez garder à l’esprit qu’elles feront en sorte de poser les bases de votre échange avec votre interlocuteur. C’est pourquoi il est conseillé de faire preuve de bienveillance si vous souhaitez entretenir des relations agréables de façon durable et fructueuse.

Les formules de politesse les plus courantes sont les suivantes :

  • salutations ;
  • remerciement ;
  • bien cordialement ;
  • cordialement ;
  • respectueusement ;
  • sincèrement.

Bien entendu, cette liste est loin d’être exhaustive et les plus créatifs d’entre vous n’hésiteront pas à trouver des formules plus ou moins appropriées. Quoi qu’il en soit, vous devez prendre soin de choisir une formule qui soit adaptée en fonction du destinataire. De même, le ton que vous souhaitez donner à votre message ainsi que le contexte, sont des aspects à prendre en considération au moment de choisir la bonne formule. C’est notamment le cas lorsqu’on considère le niveau de formalité requis. Cela peut aller du traditionnel « Madame, Monsieur » jusqu’au simple « Bonjour » pour les formulations informelles.

Comment choisir la formule de politesse adaptée à votre destinataire ?

Le fait de trouver la formule de politesse qui correspond à votre destinataire est quasiment un art. En effet, c’est à vous qu’il convient de comprendre les codes et les conventions en fonction du destinataire auquel vous avez à faire. En principe, vous pouvez prendre en considération un certain nombre d’indicateurs. C’est par exemple le cas avec la hiérarchie professionnelle. De même, la nature et la relation s’étant établie entre vous et l’interlocuteur sont des aspects à considérer.

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Prenons l’exemple d’un email dans lequel vous vous adresseriez un supérieur hiérarchique. En règle générale, niveau de formalité demandé doit être élevé. Dans ce genre de contexte, il convient d’utiliser des formules assez respectueuses telles que « Madame la Directrice » ou encore « Monsieur le Président ». Néanmoins, si vous établissez une communication avec un collègue de travail ayant le même niveau hiérarchique que vous, vous pouvez tout à fait opter pour une formule beaucoup plus conviviale. C’est à vous qu’il convient d’établir une relation basée sur la confiance et sur le degré de respect nécessaire.

Comment adapter les formules de politesse pour les emails de groupe ?

Prenons maintenant le cas des emails de groupe. En effet, il n’est pas forcément évident d’adopter le bon ton lorsqu’on s’adresse à différentes personnes en même temps. D’autant qu’il y a fort à parier que d’un point de vue hiérarchique, l’ensemble des interlocuteurs ne soient pas logés à la même enseigne. Justement, c’est à vous qu’il convient de trouver la bonne adaptation en matière de formule de politesse.

 Il est vrai qu’il peut être tentant de choisir une approche générique. Cependant, en procédant de la sorte, vous prendriez un risque. En effet, vous pourriez manquer de nuances et de personnalisation. Précisément, nous vous conseillons de prendre le temps d’ajuster votre formule en fonction des destinataires.

En procédant de la sorte, vous apporterez beaucoup plus d’impact et de pertinence lorsque votre message sera lu par vos correspondants. Vous manquez d’imagination et vous n’êtes pas sûr de vous ?

Pas de panique, nous allons vous aider à y voir plus clair.

Prenons l’exemple d’une formulation neutre. Le traditionnel « À toutes et à tous » vous permet de saluer l’ensemble du groupe à qui vous vous adressez. Bien entendu, cela ne doit pas vous empêcher d’utiliser des formules plus personnalisées si vous devez vous adresser à des destinataires en particulier et de façon individuelle par la suite. Quoi qu’il en soit, il est impératif que vous réussissiez à maintenir un temps cohérent tout au long de votre message. Pour ce faire, soyez constant et évitez les changements de registre.